SebelumnyaBerikutnya
 Manual Book IPMS
> INVOICING >
INCVOICE CONTRACT MANDOR / SUB

 

 

 

 

DEFINISI

 

Invoice Contract adalah pencatatan untuk transaksi biaya berdasarkan progress pekerjaan yang mengacu form Contract Mandor / Subcon yang dibuat sebelumnya.

Transaksi yang dibuat akan ter-kalkulasi saat invoice tersebut disahkan / di tanda-tangani oleh level 4.

Kalkulasi dimaksud adalah merubah nilai pada kolom-kolom Cost This Period, Cost To This Period, Cos To Date, Cost To Complete dan Percent Complete di Summary Budget.

 

Nilai didalam invoice ini akan menjadi Pengakuan Biaya, yaitu biaya yang sudah disepakati harus dikeluarkan, walau secara akunting belum dikeluarkan biayanya.

Saat ditanda-tangani oleh level 5 (Account Payable), maka semua data dari invoice akan masuk kedalam aplikasi SIA web, sehingga akan menghemat waktu untuk input ulang, serta terhindar dari human error.

Berikut tampilan Invoice Contract di IPMS :

 

 

 

 

Langkah-langkah pembuatan Invoice Contract (Owner) di IPMS :

Setelah masuk ke proyek ( Select Project )

Pilih / klik Invoicing, Invoice Contract (Owner), Pilih / klik add    , akan terlihat tampilan seperti diatas.

Data yang diperlukan untuk input Invoice Contract (Owner) di IPMS :

Pengisian / pemilihan kelengkapan Contract Owner yang akan dibuatkan invoice.

Langkah-langkah :

Select Nomor Contract (nomor sesuai kontrak yang telah dibuat sebelumnya), kemudian masukkan Nomor Invoice (nomor pengajuan invoice), Tanggal Invoice (tanggal pengajuan invoice), Period (Periode tanggal pengajuan, sesuai tanggal pengajuan invoice) dan Sequence (no urut pengajuan invoice, terisi otomatis).

 

 

 

Pengisian tab Pengesahan

Dalam tab lembar Pengesahan berisi informasi Contract Status, Status Invoice dan Status tanda tangan user.

 

 

 

Contract Status

Item yang terdapat dalam Contract Status berisi informasi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Original Nilai Kontrak

nilai kontrak awal

(terisi otomatis) saat input kontrak

a = Qty x Harga Sat

b

Perubahan Nilai Invoice

nilai total Invoice setelah   perubahan.??

 

c

Perubahan Kontrak Periode Ini

(terisi otomatis) nilai revisi kontrak???

 

d

Nilai Kontrak Sampai Saat ini

(terisi otomatis) nilai kontrak setelah revisi

(d=a+c)

e

Original Down Payment

(terisi otomatis) nilai uang muka

(e=%DP x Kontrak RC)

f

Persen Komplit (%)

(terisi otomatis) setelah input di tab  Detail

(f=%prog x Kontrak RC)

 

Status Invoice

Item yang terdapat dalam Status Invoice berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Total Invoice (Termasuk Retensi)

(terisi otomatis) nilai tagihan / invoice komulatif

a = %prog x RC Kontrak

b

Total Retensi

(terisi otomatis) nilai retensi komulatif

b = %prog x (RC Kontrak x %retensi)

c

Total Setelah Retensi

(terisi otomatis)

c = a-b.

d

Total Invoice Sebelumnya

(terisi otomatis) nilai invoice komulatif sebelumnya

-

e

Nilai Invoice Saat Ini

(terisi otomatis), nilai tagihan saat ini

e = c-d

f

Sisa Invoice (Termasuk Retensi)

(terisi otomatis), sisa tagihan

f = Total Kontrak – Total Invoice (a)

g

Target %

 (%) Prosentase rencana progress

Diisi % sesuai schedule approved

h

Target Nilai

Nilai rupiah  rencana progress

Diisi nilai rupiah sesuai schedule approved

i

Aktual %

 (%) Prosentase actual progress lapangan.

(terisi otomatis), input dari Detail Invoice

j

Aktual Nilai

Nilai rupiah actual progress lapangan

(terisi otomatis), input dari Detail Invoice

 

 

Pengesahan / Status tanda tangan Invoice

Data-data yang perlu diisi / dilengkapi  di tab Pengesahan :

Kepada                 : klik pilih  Instansi dan nama, invoice ditujukan (owner).

Dari                       : klik pilih  Instansi dan nama, invoice dibuat (entitas,

  kepala cabang)

Referensi             : bisa diisi sertifikat, surat persetujuan progress atau lainnya.

Tanggal Disetujui          : diisi tanggal disetujui

Tanggal Dibayar : tanggal dibayar (inputan dari SIA)

Category              : dipilih salah satu : Invoice (INV), Pelunasan Retensi (PR), atau

  Down Payment (DP).

Status                              : dicentang salah satu

 

 

Catatan                 : keterangan tambahan

 

Status tanda tangan    : Dalam status tanda tangan berisi nama, jabatan, tanggal dan

status tanda tangan sampai level 4.

 

Tab Detail Invoice

Tampilan tab Detail Invoice

          Definisi dan fungsi Tab Detail Invoice :

Detail Invoice yaitu lembar untuk input progress pekerjaan aktual di lapangan dan yang telah yang telah mendapatkan persetujuan pihak-pihak terkait.

Item yang terdapat dalam Detail Invoice berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

No

(terisi otomatis) nomor urut

 

b

Uraian

uraian nama kontrak RAB

 

c

Revenue code

kode revenue/pendapatan

klik pilih

d

Progress %

prosentase (%) progress disetujui, Atau masukkan nilai rupiah progress disetujui (e)

 

 

e

Nilai Progress

nilai (Rp) progress disetujui

e = (%) progress x RC kontrak RAB

f

Qty, Sat, Harga Sat, Subtotal

(terisi otomatis) sesuai total kontrak RAB

 

g

Qty Sebelumnya, Nilai Sebelumnya

(terisi otomatis) sesuai invoice sebelumnya

 

h

Qty Invoice, Nilai Invoice

(terkalkulasi otomatis).

 

i

Nilai Net Selesai, Nilai Net Saat Ini

(terkalkulasi otomatis).

 

j

Total Qty Selesai

(terkalkulasi otomatis).

 

k

Nilai Total Selesai Sebelumnya

(terisi otomatis sesuai invoice sebelumnya)

 

l

Nilai Total Selesai

(terkalkulasi otomatis).

 

m

Sisa Qty, Nilai Sisa

(terkalkulasi otomatis).

 

n

Retensi %, Total Retensi, Retensi Sebelumnya

(terisi otomatis)

 

o

Notes

: Catatan tambahan

 

 

 

 

 

 

Accounting (Pengakuan Piutang)

Tampilan tab Accounting (Pengakuan Piutang).

 

Definisi dan fungsi

 

Item yang terdapat dalam Accounting (Pengakuan Piutang) berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Revisi Pengajuan Invoice

perubahan invoice akibat pekerjaan tambah kurang

 

b

Nilai Koreksi

nilai ajustment invoice

 

c

Original Invoice

Invoice awal yang diajukan pada saat ini

 

d

Jumlah Pengurangan

(diambil dari tombol Edit Pengurangan)

 

e

Nilai Pinalty

nilai pengurangan akibat pinalty

 

f

Retensi

nilai potongan retensi

 

g

Nilai Invoice Yang Disetujui

nilai invoice setelah dipotong Jumlah Pengurangan

 

h

Nilai PPN

nilai pajak PPN

 

i

Invoice Termasuk PPN

nilai invoice ditambah PPN

 

j

PPN (%)

prosentase PPN

 

k

Jumlah Invoice Sebelumnya

nilai invoice sebelumnya

 

l

Aktual Invoice

nilai akhir invoice yang diajukan

 

m

Jumlah Dibayar

nilai invoice yang dibayarkan

 

n

Nilai Ppn Dibayar

nilai PPN yang dibayarkan

 

o

Invoice Dibayar Termasuk PPN

nilai total invoice dan PPN yang dibayarkan

 

p

Discount (%)

prosentase discount

 

q

Nilai Discount

nilai discount

 

r

Net Invoice (Setelah Discount)

nilai total invoice setelah dipotong discount

 

s

Tanggal Jatuh Tempo

batas waktu pembayaran

 

t

Net PPN Setelah Discount

nilai PPN setelah dipotong discount

 

u

Tanggal Dibayar

tanggal realisasi pembayaran (input dari SIA)

 

v

Status tanda tangan

Dalam status tanda tangan berisi nama, jabatan,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tombol Edit Pengurangan

Tombol Edit Pengurangan digunakan untuk memasukan nilai-nilai pengurangan terhadap invoice yang diajukan.

 

Tampilan Edit Pengurangan

Definisi dan fungsi

Item yang terdapat dalam Edit Pengurangan berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Jumlah item

Jumlah nilai total pengurangan dari invoice yg diajukan ????

 

 

Pengurangan Uraian :

 

 

b

Down Payment

pengurangan terhadap uang muka

diisi % DP dan nilai rupiah invoice pengembalian DP

c

Adjustment DP

Nilai revisi DP

 

d

Potongan DP

 

 

e

Adjustment Lain-lain

Nilai pengurangan lain-lain

 

f

Jumlah Pengurangan Total

Jumlah nilai total pengurangan

f = b + c + d + e

g

Penalty dan Denda

Nilai pengurangan akibat penalty dan denda

masukkan nilai rupiah

*

Retensi Dari Pengurangan Nilai

 

 

i

Retensi (%)

Prosentasi retensi

 

j

Nilai Dasar Pengurangan Retensi

 

 

k

Nilai Retensi Saat Ini