Definisi

Requisition adalah dokumen permintaan pengadaan material, alat atau uang kas ke  bagian pengadaan / bagian keuangan/ pihak tertentu yang dibuat sebelum melakukan pembelian barang/jasa tersebut.

Dalam menu requisition di IPMS ini ada beberapa tombol seperti Purchase Requisition (PR) adalah untuk permintaan barang ke bagian Procurement. Stock Requesition (SR), untuk permintaan barang ke stok logistik kantor. SR Produksi untuk permintaan barang ke Divisi Produksi. PO Catalogue berisi daftar seluruh material.

Untuk pelaporan kedatangan material, charge sewa alat, pengembalian material sisa bisa dibuat di menu Inventory (pembahasan bab selanjutnya).

 

Dalam pembahasan Requisition ini berisi ringkasan langkah – langkah seperti :

1.    Langkah Membuat Order Material ke Procurement (PR)

2.    Langkah Membuat Order Material ke Logistik Stok (entitas TJS).

3.    Langkah Membuat Pengajuan Kas Kecil (Petty Cash) dan Pembelenan.

4.    Langkah Membuat Order Peralatan SPA (Entitas non TJS), Membuat Order Produksi (Entitas non TJS)

5.    Langkah Membuat Order Peralatan SPA (Entitas TJS)

6.    Langkah Membuat PO (user Procurement) dan Link Budget di PO (user PM)

7.    Alur proses PR – PO.

 

Langkah Membuat Order Material ke Procurement

1.    Buka menu Requisition > pilih Purchase Requision> Form Purchase Requisition klik  Lengkapi identitas PR (nomor PR, Descripsi PR, Tanggal PR, Type).

2.    Pilih menu catalogue list material/alat , lengkapi volume, setara, tanggal dibutuhkan.

3.    Klik simpan .

4.    Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

Untuk melihat list PR, klik tombol view .

Setelah proses TTD sampai di level 4 PM, selanjutnya team procurement membuat PO.

Langkah pembuatan PO (user Procurement), di halaman selanjutnya, :

 

 

Ilustrassi langkah penggunaan :

Langkah 1

         

 

                                                                                                      

 

 

Langkah 2

                                                                                                      

                                                                                                      

                              

 

 

 

 

Langkah 3 dan 4

 

         

Langkah Membuat Order Material ke Logistik Stok (entitas TJS)

1.    Buka menu Requisition > pilih Stock Requisition> Form Stock Requisition Proyek, klik  Lengkapi identitas SR (nomor SR, Descripsi SR, Tanggal SR, Type).

2.    Pilih menu catalogue list material/alat , lengkapi volume, setara, tanggal dibutuhkan.

3.    Klik simpan .

4.    Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

Untuk melihat list PR, klik tombol view .

Setelah proses TTD sampai di level 4 PM, selanjutnya team Logistik Stock membuat Delivery Order (DO).

 

Langkah pembuatan DO (user Logistik Stock) :

1.    Buka list SR, klik tombol view  .

2.    Pilih SR yang belum dibuatkan DO (status closed belum tercentang)

3.    Klik/centang check box sebelah kiri nomor.

4.    Klik tombol Buat DO.

5.    dst..dibuat user Logistik Stock.

 

Ilustrassi langkah penggunaan :

Langkah 1

 

 

Langkah 2

 

 

 

 

 

 

 

 

Langkah 3 dan 4

 

 

Langkah Membuat Pengajuan Kas Kecil (Petty Cash) dan Pembelenan.

 

Langkah Membuat Pengajuan Kas Kecil (Petty Cash) :

1.    Buka menu Invoicing > pilih Invoice Indirect Cost > klik tombol Buat Petty Cash .

2.    Lengkapi identitas IC.

Nomor Petty Cash : Automatis.

Dari   : diisi Entitas ,

Deskripsi: diisi keterangan penggunaan Petty Cash,

Tanggal Dibuat & Periode : sesuai tanggal dan periode.

Kategori     : Pengajuan (PN), untuk pengajuan kas kecil. Petty Cash Voucher (PCV), untuk nilai pengajuan langsung ditransfer ke alamat. Petty Cash Non Voucher (PCN), untuk pembelenan kas kecil / reimburse.

Kepada       : Cash untuk penerimaan cash logistik proyek. Pilihan contact, untuk pembelenan langsung. Klik simpan . 

3.    Klik + Add Row, Masukkan Uraian, Qty, Sat, Harga, Klik Budget Code. Klik simpan . 

4.    Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

Untuk melihat list IC, klik tombol view .

 

Ilustrasi langkah penggunaan :

Langkah 1                                                                         

 

Langkah 2

                    

 

 

Langkah 3 dan 4

 

 

 

Membuat Order Peralatan SPA (Entitas non TJS)

1.    Buka menu Invoicing > pilih Invoice Indirect Cost > klik tombol Buat Petty Cash .

2.    Lengkapi identitas IC (Nomor Petty Cash, Dari diisi nama entitas, Deskripsi, Tanggal dibuat, Periode, Kategori diisi peralatan, Kepada diisi divisi peralatan dan Kadiv ). Klik simpan . 

3.    Klik + Add Row, Masukkan Uraian, Qty, Sat, Harga, Klik Budget Code. Klik simpan . 

4.    Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

Untuk melihat list IC, klik tombol view .

 

Membuat Order Produksi (Entitas non TJS)

Langkah pembuatannya sama dengan diatas, perbedaannya ada di langkah no 2 yaitu kolom Kategori diisi produksi, Kepada diisi divisi produksi dan diisi nama kepala divisinya.

 

Ilustrasi langkah penggunaan :

Langkah 1 dan 2

 

                    

                                                  

 

 

 

 

 

 

Langkah 3 dan 4

 

 

 

Tombol View untuk melihat List IC

 

 

 

Membuat Order Peralatan SPA (Entitas TJS)

Klik Select Project > pilih nama proyek dengan extention peralatan ( Nama proyek - Peralatan)

Buka menu Requisition > pilih SPA Requisition > klik tombol Form Surat Peminjaman Alat  .

Lengkapi identitas SPA (Nomor, Deskripsi, Tanggal, Type).

Klik tombol Alat untuk memilih jenis alat, (masukkan Qty, Durasi, Tanggal Dibutuhkan) Klik simpan . 

Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

Untuk melihat list SPA, klik tombol view .

Selanjutnya User Div Peralatan membuatkan DO.

 

Ilustrasi langkah penggunaan :

Langkah 1

Langkah 2

 

 

 

Langkah 3

 

Langkah 4

 

 

 

 

 

 

Langkah 5

 

Membuat PO (user Procurement) dan Link Budget di PO (user PM)

Pilih menu Requisition > klik Purchase Requisition > pilih Status Closed yang belum tercentang, klik tombol Detail.

Pilih PR yang belum dibuatkan PO (status closed belum tercentang), klik (check box kosong) > klik Buat PO.

Akan muncul perintah Buat Purchase Order > klik tombol Procurement, jika PO ditujukan ke supplier partner Procurement. Klik tombol PO Cash, jika sebaliknya.

Masukkan identitas PO : Nomor PO (auto), Tanggal PO, Category.

Klik tombol Pengesahan PO : Pada kolom summary, masukkan retensi (%), nilai retensi dll (auto). Pada kolom kepada, masukkan supplier dan contact PO ditujukan, lengkapi tanggal kirim dll. Pada kolom uang muka, masukkan % DP jika ada, referensi PR (auto), dll. Klik tombol simpan

Klik tombol Detail PO > masukkan Nilai Pajak > masukkan volume yang diorder ( bisa volume sebagian atau seluruh PR ), satuan, setara, dll > Klik simpan

Proses pengesahan > klik Belum TTD menjadi Sudah TTD, dari level Procurement, PM (link budget), Kacab.

Proses link budget : Klik Detail PO > Klik Budget Code pada item PO > pilih budget yang dimasukkan.

 

Langkah 1

 

 

 

 

 

 

Langkah 2

 

 

 

Langkah 3

 

 

 

 

Langkah 4

 

Langkah 5

Langkah 6

 

Langkah 7 (Link Budget PO)

Alur proses PR - PO