SebelumnyaBerikutnya
 Manual Book IPMS
>
RINGKASAN IPMS

RINGKASAN PENGOPERASIAN IPMS

1.              Login IPMS via Desktop :

·      Membuka IPMS      

Langkah : Buka browser lewat aplikasi Google Chrome / Mozilla Fire Fox / Microsoft Edge atau lainnya > Masukkan alamat browser https://ipms.pttjs.id > Enter.

·      Masuk ke halaman program IPMS

Langkah: Masukkan kode user >  ketik password dan klik Login                  

( Minta kode user ke tim IPMS dan password awal )

·      Masuk ke Proyek / Entitas

Langkah: Ketik atau pilih nama proyek di kolom Select Project > klik Select.

Selanjutnya sudah bisa menjalankan proses administrasi / transaksi dalam proyek yang dipilih sesuai fungsi – fungsi menu utama dalam IPMS.

2.          Membuat Kontrak Owner

·      Membuat / Menambahkan Kontrak Owner baru :

Buka menu Contract/PO/DO > pilih Contract Owner > klik tombol (+) add contract  pada sheet Contract Owner.

Lengkapi Identitas Kontrak Owner : Masukkan nomor kontrak (cth : HO/CONT/001) > tanggal kontrak > company pemberi kerja /owner. > contact /nama owner. > type contract pilih Owner Contract. > klik simpan .

·      Pengisian tab General Info :

Isi nama kontrak, catatan, centang jika ada pajak PPN, isi retensi(%), pekerjaan (automatis nilai retensi).

Isi tanggal dibutuhkan, jangka waktu (hari), target serah terima, aktual serah terima, scope pekerjaan. klik simpan .

Nilai kontrak total, perubahan kontrak, aktual kontrak (terisi automatis saat input di tab Detail Kontrak).

·      Pengisian tab Detail Kontrak :

Cara 1, dengan import file sesuai template excel

Caranya : klik choose file > import File, klik budget code untuk link ke Budget Revenue > klik simpan .

Cara 2, dengan pengisian manual lewat IPMS.

Caranya : klik (+) Add Row, kemudian isi nomor, uraian, spesifikasi, qty, sat, harga, subtotal (automatis), klik revenue code untuk link ke revenue/pendapatan,  klik simpan. Klik delete row untuk menghapus data yang tidak digunakan.

Pengisian tab Inclusion/Exclusion :

Langkah : klik +Add Row > Isi uraian pekerjaan yang termasuk dan diluar kontrak. Klik delete row untuk menghapus data yang tidak digunakan.

Pengisian tab Pengurangan DP/retensi :

Langkah : Down Payment ... percentage(%) : Isi persentase DP. klik simpan .

·      Tanda tangan user untuk pengesahan ( tab General Info ):

Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah > klik simpan.

Masukkan lampiran kontrak pada tombol Link Attachment, jika diperlukan.

3.          Membuat Invoice Kontrak Owner

·      Membuat / Menambahkan Invoice Kontrak Owner baru :

·      Buka menu Invoicing > pilih Invoice Contract (Owner) > klik (+) Add Invoice, klik simpan.

·      Lengkapi identitas contract (pilih nomor kontrak, ketik nomor invoice HO/Inv/001 … dst), tanggal invoice, sequece (terisi automatis nomor urut tagihan). klik simpan .

·      Pengisian tab Pengesahan.

Tabel contract status ( Original Nilai Contract, Perubahan Nilai Invoice, dst terisi automatis sesuai input tab Detail Invoice ).

Tabel Status Invoice : (Total Invoice, Total Retensi, dst.. terisi otomatis sesuai input tab Detail Invoice ). Isi Target % atau Target Nilai > Isi Pengajuan % atau Pengajuan Nilai > Kepada (klik Entitas, nama owner) > Dari (klik Entitas, nama Kacab) > isi tanggal disetujui dan tanggal dibayar > pilih salah satu Category (Invoice, Pelunasan Retensi, Down Payment) > pilih salah satu Status (In Progress, Closed)

·      Pengisian tab Detail Invoice.

Masukkan dalam tabel, Progress % atau Nilai Progress yang disetujui > klik simpan.

·      Pengisian tab Accounting (Pengakuan Piutang):

Isi Nilai Pinalty, Discount dan lain-lain jika diperlukan. Klik tombol Edit Pengurangan > masukkan nilai % pengurangan DP. Dan masukkan nilai pengurangan lainnya jika diperlukan.

·      Tanda tangan user / Pengesahan (tab Pengesahan) :

Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

Klik Tombol Kalkulasi jika diperlukan, apabila ada ketidaksesuaian perhitungan > klik simpan.

4.          Membuat Kontrak Mandor/Subkont

·      Membuat / Menambahkan Kontrak Upah/Subkont baru :

Buka menu Contract/PO/DO > pilih Contract > klik tombol (+) add contract  pada sheet Contract Proyek.

·      Lengkapi Identitas Kontrak : Masukkan nomor kontrak (cth : SO/CONT/001, SO/CONT/JAYA/001, atau SO/CONT/Proj135/001, dibuat sesuai kebutuhan agar memudahkan identifikasi kontrak) > isi tanggal kontrak > Subkont/Mandor… > contact /nama subkont/mandor... > type contract pilih mandor atau subcontract > klik simpan .

·      Pengisian tab General Info :

Isi nama kontrak, catatan, centang checkbox UnitPrice( ) atau IsCommit( ), centang checkbox jika ada pajak PPN( ) dan kondisi DP( ), isi retensi(%), retensi(Rp) (automatis terisi nilai retensi).

Isi tanggal dibutuhkan, jangka waktu (hari), target serah terima, aktual serah terima, scope pekerjaan. klik simpan .

Nilai kontrak total, perubahan kontrak, aktual kontrak (terisi automatis saat input di tab Detail Kontrak).

·      Pengisian tab Detail Kontrak :

Cara 1, dengan import file sesuai template excel (klik format excel, isi sesuai formatnya)

Caranya : klik choose file> import File > klik simpan.

Cara 2, dengan pengisian manual lewat IPMS.

Caranya : klik (+) Add Row > isi form Descripsi, spesifikasi, qty, sat, harga, budget code, buaso code > klik save change > klik simpan. Klik delete row untuk menghapus data yang tidak digunakan.

·      Pengisian tab Pengurangan DP/retensi :

Langkah : Isi Down Payment ... percentage(%) > klik simpan .

·      Tanda tangan user untuk pengesahan ( tab General Info ):

Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah > klik simpan.

·      Masukkan lampiran kontrak pada tombol Link Attachment, jika diperlukan.

5.          Membuat Invoice Kontrak Mandor/Subkont

·      Membuat / Menambahkan Invoice Kontrak mandor/subkont baru :

Buka menu Invoicing > pilih Invoice Contract > klik (+) add invoice > klik simpan.

·      Lengkapi identitas contract (pilih nomor kontrak, ketik nomor invoice SO/Inv/001 … dst), tanggal invoice, sequece (terisi automatis nomor urut tagihan). klik simpan .

·      Pengisian tab Pengesahan.

Tabel contract status ( Original Nilai Contract, Perubahan Nilai Invoice, dst terisi automatis sesuai input tab Detail Invoice ).

Tabel Status Invoice : (Total Invoice, Total Retensi, dst.. terisi otomatis sesuai input tab Detail Invoice ).

Isi nama subkont/mandor(…), company(…) > isi tanggal disetujui, tanggal dibayar > pilih salah satu Category (Invoice, Pelunasan Retensi, Down Payment) > pilih salah satu Status (In Progress, Closed). klik simpan.

·      Pengisian tab Detail Invoice.

Masukkan dalam tabel, ketik Progress (%)atau Nilai Progress yang disepakati dengan mandor/subkont > klik simpan.

·      Pengisian tab Accounting (Pengakuan Hutang):

Isi Nilai Pinalty, Discount dan lain-lain jika diperlukan, kolom lainnya akan terisi otomatis sesuai inputan pembayaran lalu.

Klik tombol Edit Pengurangan > masukkan nilai % pengurangan DP. Dan masukkan nilai pengurangan lainnya jika diperlukan.

·      Pengisian tab Kasbon

Klik tombol tambah data kasbon > isi kolom-kolom pada form kasbon > klik simpan.

·      Tanda tangan user / Pengesahan (tab Pengesahan) :

Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

Klik Tombol Kalkulasi jika diperlukan, apabila ada ketidaksesuaian perhitungan > klik simpan.

6.          Membuat Order Material ke Procurement

·      Buka menu Requisition > pilih Purchase Requision> Form Purchase Requisition klik add PR (+).

·      Lengkapi identitas PR : nomor PR (cth : PRProyek/001), Descripsi PR (terisi otomatis) > pilih Tanggal PR > Type. Klik simpan.

·      Pilih menu catalogue list tombol (Mat Sipil/Mat ME/AlatSipil/AlatMEP/OHSipil/OHME) >  lengkapi pada tabel volume, setara, tanggal dibutuhkan > Klik simpan .

·      Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

·      Setelah proses TTD sampai di level 4 PM, selanjutnya team procurement membuat PO.

·      klik tombol view untuk melihat list PR, klik tombol detail untuk melihat detail PR.

7.          Langkah pembuatan PO (user Procurement) :

·      Buka list PR klik tombol view  .

·      Pilih PR yang belum dibuatkan PO (status closed belum tercentang)

·      Klik/centang check box sebelah kiri nomor.

·      Klik tombol Buat PO.

·      Pada menu buat PO, pilih Procurement atau PO Cash.

·      Masukkan Nomor PO (cth : HO/PO/001), tanggal PO, pilih salah satu category.

·      Tab Pengesahan PO : Lengkapi data kondisi PO seperti kepada, tgl kirim, uang muka,kondisi pembayaran dan lainnya.

·      Tab Detail PO : isi kolom spesifikasi, qty, klik budget code dan lainya.

·      Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah, untuk pengesahannya.

·      Klik Link Attachment untuk menambahkan lampiran data yang diperlukan.

8.          Membuat Order Material ke Logistik Stok (satu entitas/proyek TJS)

·      Buka menu Requisition > pilih Stock Requisition> Form Stock Requisition Proyek, klik (+) add SR.

·      Lengkapi identitas SR : nomor SR (cth: SRProyek/001), Descripsi SR, Tanggal SR, Type.

·      Pilih menu list material/alat yang ada di logistic stok, klik tombol (MatSipil, MatME, AlatSipil dll) > klik pilih materil yang dibutuhkan, lengkapi volume, setara, tanggal dibutuhkan > Klik simpan .

·      Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

·      Untuk melihat list PR, klik tombol view  .

·      Setelah proses TTD sampai di level 4 PM, selanjutnya team Logistik Stock membuat DO.

9.          Langkah pembuatan DO (user Logistik Stock) :

·      Buka list SR, klik tombol view  .

·      Pilih SR yang belum dibuatkan DO (status closed belum tercentang)

·      Klik/centang check box sebelah kiri nomor.

·      Klik tombol Buat DO.

·      dst. dibuat user Logistik Stock.

10.      Membuat Pengajuan Kas Kecil Proyek (Petty Cash)

·      Buka menu Invoicing > Pengajuan Biaya > klik tombol (+) add pengajuan biaya.

·      Lengkapi identitas pengajuan : Nomor Petty Cash (cth : PNG/001), Dari, Deskripsi, Tanggal Dibuat, Periode, Kategori, Kepada ( cash ) > Klik simpan . 

·      Tab Indirect Cost :

·      Klik + Add Row, Masukkan Uraian, Qty, Sat, Harga. Klik simpan . 

·      Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

·      Tab Tipe Hutang & PPH :

·      Klik pilih type hutang > klik TTD Account Payable > klik simpan.

·      Untuk melihat list IC, klik tombol view.

·      Klik Link Attachment sebagai lampiran data pendukung.

11.      Membuat Order Peralatan SPA (Entitas TJS)

·      Masuk ke kamar peralatan : Select Project > pilih nama proyek-peralatan > Select.

·      Buka menu Requisition > pilih SPA Requisition > klik tombol (+) Form Surat Peminjaman Alat  .

·      Lengkapi identitas SPA : Nomor (cth : SPA/001) , Deskripsi, tanggal, type.

·      Mengisi detail SPA : Klik tombol (Alat) untuk memilih jenis alat, klik pilih, masukkan Qty, Durasi, Tanggal Dibutuhkan) > Klik simpan . 

·      Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

·      Untuk melihat list SPA, klik tombol view  .

·      Selanjutnya User Div Peralatan membuatkan DO.

12.      Membuat Order Barang Produksi (Entitas TJS)

·      Masuk ke kamar produksi : Select Project > pilih nama proyek-produksi > Select.

·      Buka menu Requisition > pilih SR Asset Produksi > klik tombol (+) add SR.

·      Lengkapi identitas SR Produksi : Nomor (cth : SRProd/001) , deskripsi, tanggal, type (SRProd).

·      Mengisi detail SRProd : Klik tombol (MatSipil,Alat, ..dst) untuk memilih jenis barang, klik pilih, masukkan Qty, Durasi, Tanggal Dibutuhkan) > Klik simpan . 

·      Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

·      Untuk melihat list SRProd, klik tombol view  .

·      Selanjutnya User Div Produksi membuatkan DO.

13.      Membuat Order Peralatan SPA (Beda Entitas / non TJS)

Proyek membuatkan SPA (Surat Permintaan Alat) secara manual ke Divisi Peralatan, kemudian user divisi peralatan membuatkan PR dan menjadikannya PO/DO.

14.      Membuat Order Produksi SRProduksi (Beda Entitas / non TJS)

Proyek membuatkan SRProd (Surat Permintaan Barang Produksi) secara manual ke Divisi Produksi, kemudian user divisi produksi membuatkan PR dan menjadikannya PO/DO.

15.      Membuat Order Material ke Logistik Stok (Beda Entitas / non TJS)

·      Proyek membuatkan Stock Requestion (Surat Permintaan Barang Stok) secara manual ke Logistik Stok, kemudian user Logistic Stock membuatkan PR dan menjadikannya PO/DO.

·      Buka menu Invoicing > pilih Invoice Indirect Cost > klik tombol Buat Petty Cash .

·      Lengkapi identitas IC (Nomor Petty Cash, Dari diisi nama entitas, Deskripsi, Tanggal Dibuat, Periode, Kategori, Kepada diisi divisi peralatan dan Kadiv ). Klik simpan . 

·      Klik + Add Row, Masukkan Uraian, Qty, Sat, Harga, Klik Budget Code. Klik simpan . 

·      Klik Belum TTD, menjadi Sudah TTD dari level paling bawah.

·      Untuk melihat list IC, klik tombol view  .

16.      Mencatat Kedatangan Material (Tracking Nota Merah)

·      Buka menu Inventory > pilih Monitoring PO/DO.

·      Cari item material yang mau ditracking > Pilih > klik tombol Tracking Nota Merah > Klik +Add Row > pilih item sesuai no PO > Lengkapi kedatangan material spt kolom Jumlah, Nomor Nota, Nomor CPP(sesuai lapangan), Tanggal.

·      Klik simpan . 

17.        Membuat APB (Aplikasi Penerimaan Barang), Push item menjadi biaya/hutang.

·      Buka menu Inventory > pilih Stock Card Nota Merah.

·      Di List View > pilih Summary Belum dibuat APB.

·      Klik Check Box di kolom Track Sia sesuai item yang mau di push.

·      Klik tombol Push ke Aplikasi Penerimaan Barang.

·      Klik simpan .  Dan Lengkapi TTD.

18.      Memonitor Stok Gudang (Tracking Barang Keluar)

·      Buka menu Inventory > pilih Monitoring PO/DO.

·      Pada Form Monitoring Inventory Proyek, pada kolom search ketik material yang akan dikeluarkan dari gudang > klik nama material > klik tombol tracking keluar > klik tombol +Add Row.

·      Masukkan / Lengkapi Barang Keluar Gudang : Qty, tanggal, Location, Company ID, Refferensi yang mengambil barang.

·      Klik simpan .