ISTILAH

1.   WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Work Breakdown Structure adalah suatu istilah yang digunakan dalam manajemen proyek untuk memecah pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih terkelola. Ini menciptakan hierarki tugas yang dapat dipahami dengan jelas, dengan proyek utama dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih terkelola, atau lebih dikenal sebagai item-item didalam sebuah Rencana Anggaran Biaya sebuah proyek.

WBS akan membantu dalam mengidentifikasi semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan mengorganisirnya dalam struktur hirarkis.

2.   RESOURCE BREAKDOWN STRUCTURE (RBS)

Resource Breakdown Structure adalah untuk mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek menjadi kategori-kategori yang lebih detail. Ini menciptakan struktur hierarkis untuk sumber daya proyek, seperti bahan, tenaga kerja, peralatan, subcon dan overhead. RBS membantu dalam mengelola dan alokasi sumber daya secara efisien dengan mengidentifikasi dan mengorganisir sumber daya yang dibutuhkan dalam proyek ke dalam struktur yang terorganisir.

Dalam ringkasan, WBS fokus pada pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek, sementara RBS fokus pada sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Keduanya merupakan alat penting dalam manajemen proyek untuk memastikan proyek berjalan dengan lancar dan efisien.

Setiap RBS ini harus memiliki kode yang unik atau tidak duplikat, agar memudahkan mengidentifikasi masing-masing kelompok, dan kode-kode tersebut disebut sebagai BUASO Code (Bahan, Upah, Alat, Subcon dan Overhead).

BUASO Code ini akan menjadi dasar untuk sebuah commitment (PO, Kontrak atau Indirect Cost), dimana semua item Buaso ini disimpan didalam data PO Catalog.

Pengelompokan kode-kode ini, dibagi menjadi 4 kelompok, yaitu:

-         DIVISI     (2 digit), kode 2 digit ini yang selanjutnya menjadi pengelompok besar hierarki dari RBS

-         MAJOR  (4 digit)

-         MINOR  (7 digit)

-         DETAIL   (7 digit dan 4 digit, yang dipisahkan tanda – atau dash)

Untuk pengkodean bisa dilihat pada flow Terminology Budget.

Bila saat membuat request untuk sebuah komitmen, dan ternyata tidak ada didalam PO Catalog, maka user bisa menghubungi pihak procurement agar bisa dimasukan kedalam PO Catalog, dengan melengkapi data-data seperti uraian, satuan, Spesifikasi dan lainnya.

Setiap item catalog, harus dipastikan unik dan memiliki Satuan yang standar supaya tidak membingungkan user maupun saat melakukan identifikasi untuk summary pemakaian proyek.

Untuk detail cara implementasi BUASO Code di IPMS, bisa dilihat pada link Membuat BUASO Code.