MEMBUAT KAMAR BARU DI IPMS

Membuat kamar baru (new Project ID), dengan ketentuan sebagai berikut:

1.    Jenis Kamar Proyek (Territory)

·      Asset

·      Bagian

·      Biaya

·      Departemen

·      Infrastruktur

·      Konstruksi (Gedung)

2.    Bagian

·      Anggaran

·      Arsip

·      Asset

·      Divisi Produksi

·      Income

·      Maintenance

·      Overhead

·      Pemerintah

·      Peralatan

·      Persediaan

·      Produksi

·      Proyek

·      S-Part

·      Stock

·      Swasta

·      Umum

3.    Status Proyek = In Progress

Untuk status proyek, di IPMS disediakan pilihan:

·      Denied

·      Closed

·      In Progress

·      Maintenance

·      Negotiation

·      Pending

4.    Tahun Proyek

5.    Penetapan Entitas (untuk menetapkan SVP, user dan region)

·      Region 1 = Denpasar

·      Region 2 = Mataram / NTB

·      Region 3 = Batam

·      Region 4 = Jakarta

6.    Lokasi (kota atau propinsi dimana proyek berada)

7.    Start - Finish Proyek

8.    Registrasi Nomor Proyek

9.    Menetapkan nama-nama user yang diberikan tanggung jawab atas proyek tersebut.

UPLOAD DATA

Data yang sudah diterima dari team perencana dan yang dimasukan kedalam template, selanjutnya akan di proses secara otomatis, dimana penetapan otomatis sebelum dijalankannya program macro, harus dipilih apakah sebagai Konstruksi atau Infrastruktur.

Setelah dijalankan programnya, maka akan otomatis membuat data-data sebagai berikut yang akan siap di upload ke IPMS, yaitu:

1.    Sheet Import Budget

2.    Sheet Import Budget Control Item

3.    Sheet Submittal Register (berisi data list sort, atau original quantity)

4.    Membuat folder sesuai nama proyek untuk lokasi attachment transaksi di cloud One Drive

5.    Menyimpan data-data original list sort, import data original budget di folder cloud One Drive

6.    Membuat link Template Import Contract Master – “Project ID”, dimana project ID sesuai dengan kamar proyek yang baru, dan link attachment filenya disimpan di database pada table tbl_exportcontract, agar saat user membuat kontrak dan akan melakukan import, file template sudah tersedia

Gunakan Template Import Contract Master, dan sesuaikan Project ID nya, agar saat membuat kontrak muncul data budget dan list sort yang sesuai.

7.    Membantu membuatkan Kontrak Owner agar user yang bersangkutan tanggal langsung proses tanda tangan. Hal ini dimaksudkan agar user bisa menghemat waktu, dan juga untuk segera bisa menampilkan status revenue dibanding dengan budget bisa segera dilihat oleh management.

TRANSAKSI IPMS

Setelah semua data sudah di upload, maka user yang telah ditetapkan sebelumnya, sudah bisa masuk ke IPMS sesuai dengan nama proyek, atau Project ID.

Berikut adalah tahapan agar user sudah bisa akses dan melakukan transaksi di IPMS:

1.    User harus memiliki hak akses (privilege) ke kamar proyek baru tersebut

2.    User yang melakukan tanda tangan, harus memiliki Telegram ID dan tersimpan didalam database, Telegram ID tersebut adalah untuk menerima notifikasi dalam melakukan tanda tangan.

3.    Saat pertama kali di upload, posisi Summary Budget dalam status belum tanda tangan, selanjutnya user terkait harus melakukan tanda tangan untuk persetujuan budget yang akan digunakan didalam semua transaksi.

Selama belum ditanda-tangani, maka budget code tidak akan muncul saat transaksi tidak dilakukan link budget (termasuk saat dilakukan edit budget yang belum ditanda-tangani)

Adapun transaksi yang memerlukan link budget adalah:

a.     Purchase / Delivery Order

b.    Contract Mandor/Sub

c.     Indirect Cost