DEFINISI

Budget adalah suatu perkiraan anggaran kebutuhan yang disusun secara sistematis dan mencakup semua kegiatan suatu proyek dalam waktu tertentu.

Fungsi dari penyusunan budget adalah untuk mengevaluasi kinerja proyek, untuk mengawasi jumlah keluarnya anggaran selama masa kerja, sehingga tidak ada lagi pengeluaran tanpa alasan jelas. Selain itu, dengan anggaran yang terkontrol tersebut dapat membantu perusahaan untuk memperoleh keuntungan lebih.

Adapun beberapa fungsi budget bagi perusahaan, diantaranya sebagai berikut.

1.    PERENCANAAN

Fungsi perencanaan budget adalah proses penetapan tujuan keuangan dan alokasi sumber daya finansial untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam hal ini, manajer atau team manajemen mengidentifikasi kebutuhan dan sasaran keuangan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan. Proses ini melibatkan estimasi pendapatan, pengeluaran, dan investasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan budget membantu dalam menetapkan arah strategis perusahaan dan memastikan bahwa sumber daya finansial dialokasikan secara efisien.

·      Identifikasi Tujuan Finansial: Perencanaan budget dimulai dengan mengidentifikasi tujuan finansial jangka panjang dan jangka pendek perusahaan. Ini bisa mencakup pertumbuhan penjualan, ekspansi pasar, investasi dalam infrastruktur, atau pengembangan produk baru.

·      Estimasi Pendapatan: Proses ini melibatkan estimasi pendapatan yang diharapkan dari penjualan produk atau layanan perusahaan. Ini bisa berdasarkan tren historis, analisis pasar, atau proyeksi penjualan masa depan.

·      Alokasi Sumber Daya: Setelah pendapatan diperkirakan, langkah selanjutnya adalah mengalokasikan sumber daya finansial untuk berbagai kebutuhan perusahaan. Ini termasuk biaya produksi, biaya operasional, investasi dalam pemasaran, riset dan pengembangan, serta pengeluaran lainnya.

·      Penyusunan Anggaran: Dalam fase ini, anggaran secara formal disusun berdasarkan estimasi pendapatan dan alokasi sumber daya yang telah ditetapkan. Anggaran ini biasanya mencakup periode waktu tertentu, seperti satu tahun ke depan, dan dapat terdiri dari anggaran laba rugi, anggaran kas, dan lainnya.

2.    PENGAWASAN

Fungsi pengawasan budget melibatkan pemantauan dan evaluasi kinerja keuangan aktual perusahaan terhadap rencana anggaran yang telah ditetapkan. Manajer atau team pengawas menggunakan data aktual untuk membandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan, mengidentifikasi deviasi atau perbedaan, dan mengevaluasi penyebabnya. Tujuan dari fungsi ini adalah untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian segera dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Pengawasan budget membantu memastikan bahwa perusahaan tetap dalam jalur untuk mencapai tujuan keuangan yang telah ditetapkan.

·      Pemantauan Kinerja Finansial: Pengawasan budget melibatkan pemantauan secara teratur terhadap kinerja keuangan aktual perusahaan. Ini mencakup membandingkan anggaran dengan data aktual untuk mengidentifikasi deviasi atau perbedaan.

·      Analisis Deviasi: Setelah deviasi diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menganalisis penyebabnya. Deviasi bisa disebabkan oleh perubahan kondisi pasar, biaya yang lebih tinggi dari perkiraan, atau faktor-faktor lain yang memengaruhi kinerja keuangan perusahaan.

·      Tindakan Korektif: Jika diperlukan, tindakan korektif harus diambil untuk mengatasi deviasi dari anggaran. Ini bisa berupa pengurangan biaya, peningkatan pendapatan, restrukturisasi keuangan, atau tindakan lain untuk memperbaiki kinerja keuangan.

3.    PELAKSANAAN

Pelaksanaan Budget: Fungsi pelaksanaan budget melibatkan implementasi rencana keuangan yang telah ditetapkan dalam perencanaan budget. Ini melibatkan alokasi sumber daya finansial sesuai dengan anggaran yang telah disetujui dan penggunaannya untuk mencapai tujuan perusahaan. Manajer atau team eksekutif bertanggung jawab untuk memastikan bahwa anggaran dilaksanakan dengan tepat dan efisien. Pelaksanaan budget mencakup pengaturan prioritas pengeluaran, pengendalian biaya, dan pengelolaan arus kas perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

·      Alokasi Sumber Daya: Pelaksanaan budget melibatkan alokasi sumber daya finansial sesuai dengan anggaran yang telah disetujui. Ini termasuk mengalokasikan dana untuk biaya produksi, pengeluaran operasional, investasi, dan kebutuhan keuangan lainnya.

·      Pengendalian Biaya: Selama pelaksanaan budget, penting untuk memantau dan mengendalikan biaya secara efektif. Ini melibatkan penggunaan sumber daya finansial dengan bijaksana dan mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya yang tidak perlu.

·      Pengelolaan Arus Kas: Pelaksanaan budget juga melibatkan pengelolaan arus kas perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Ini termasuk mengelola penerimaan dan pengeluaran kas secara efisien untuk memastikan likuiditas perusahaan tetap terjaga.

KONSEP PARETO

Didalam IPMS, untuk budget dikelompokan dengan menggunakan konsep Pareto, juga dikenal sebagai prinsip 80/20, adalah konsep yang diterapkan dalam berbagai bidang, termasuk manajemen proyek dan pengelolaan anggaran. Prinsip ini berasal dari observasi awal oleh ekonom Italia Vilfredo Pareto yang menyatakan bahwa sebagian besar hasil atau konsekuensi dalam banyak situasi disebabkan oleh sebagian kecil dari penyebabnya.

Dalam konteks pengelolaan anggaran proyek, konsep Pareto dapat diterapkan dengan cara berikut:

·      Penentuan Prioritas

Konsep Pareto dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan item atau aktivitas yang paling penting atau berdampak besar terhadap keberhasilan proyek. Dengan memahami bahwa sebagian kecil dari elemen-elemen ini mungkin menyumbang sebagian besar hasil keseluruhan, manajer proyek dapat mengalokasikan sumber daya dan anggaran secara proporsional.

·      Alokasi Anggaran

Menggunakan prinsip 80/20, manajer proyek dapat mengalokasikan anggaran dengan lebih efisien, dengan memberikan prioritas pada item atau aktivitas yang paling berdampak besar. Ini memungkinkan penggunaan anggaran yang lebih cerdas dan fokus pada area yang paling kritis atau menghasilkan hasil terbesar.

Untuk memudahkan penerapan pareto didalam Budget yang diterapkan di IPMS, maka dikelompokan dengan menggunakan kode, yaitu kelompok A, atau Pareto Atas (80%) dan kelompok B atau Pareto Bawah (20%).

·      Identifikasi Pemborosan

Konsep Pareto juga dapat membantu dalam mengidentifikasi pemborosan anggaran, yaitu pengeluaran yang tidak memberikan nilai tambah signifikan terhadap tujuan proyek. Dengan memahami bahwa sebagian kecil dari pengeluaran mungkin menyumbang sebagian besar hasil, manajer proyek dapat lebih waspada terhadap pengeluaran yang tidak efektif.

·      Optimasi Penggunaan Sumber Daya

Dengan memahami bahwa sebagian kecil dari sumber daya mungkin menghasilkan sebagian besar hasil, manajer proyek dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia, baik itu dalam hal tenaga kerja, waktu, atau bahan. Ini memungkinkan peningkatan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.

Dalam pengelolaan anggaran proyek, konsep Pareto merupakan alat penting yang membantu manajer proyek untuk fokus pada elemen-elemen yang paling kritis atau berdampak besar, sambil menghindari pemborosan dan memaksimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia.

 

Dalam pembahasan ini memuat :

ü  Terminology Budget

ü  BUASO Code

ü Revenue Code

ü Langkah Membuat / Memasukkan Budget Awal Proyek .

ü Langkah Membuat Revisi / Tambahan Budget.