SebelumnyaBerikutnya
 Manual Book IPMS
> CONTRACT & PO >
CONTRACT OWNER

Contract Owner

 

Pengertian

Contract Owner adalah suatu dokumen perjanjian tertulis yang berisi mengenai data-data kesepakatan pekerjaan yang harus dikerjakan antara Pihak Pertama, pemberi tugas (owner) dengan Pihak Kedua, pelaksana pekerjaan (kontraktor)

Didalam pengisian Contract, cukup banyak field-field yang harus diisi, dimana setiap field itu akan menjadi saling integrasi dengan module-module lainnya, diantaranya :

 

Tampilan layar Contract Owner di IPMS :

 

Cara input Contract Owner di IPMS :

·       Masuk awal project

Pilih/klik  Select Project , kemudian ketik nama project di kolom search,  Select sesuai project yang dipilih.

·       Masuk ke menu Contract Owner

Pilih Contract / PO/DO, klik Contract Owner).                 

·       Pengisian Kelengkapan Kontrak

Adapun data-data yang harus dimasukan didalam Contract adalah :

Nomor kontrak      :  diisi nomor kontrak disepakati

Tanggal kontrak    :  diisi tanggal kontrak disepakati

Dari                        :  dipilih instansi pemberi tugas/owner, dan pilih namanya.

Type contract        :  dipilih salah satu : other – income, owner contract atau prime    contract).

 

           

(Note : Apabila Nama Instansi dan Pemberi Tugas belum ada di daftar, mohon diinfo ke group telegram TJS Discusstion, agar diinput TIM IPMS )

 

2.3. Pengisian kelengkapan Tab Kontrak

1.  Tab General Info

Tab General Info adalah memuat informasi umum kontrak yang dibuat.

Tampilan tab General Info

 

Pada Tab  General Information, berisikan field-field  sebagai berikut :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Link Attachments

Adalah surat atau dokumen pelengkap yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kontrak ini, misal dokumen penawaran / RAB, SPK, risalah meeting, gambar dan spesifikasi teknis dan lain-lain.

.

File tersebut disimpan otomatis di One Drive folder masing – masing proyek

 

Summary :

 

 

b

Nama Kontrak

nama kontrak RAB

(diketik)

c

Kontrak total

Nilai rupiah kontrak awal

(terisi otomatis saat input di tab detail kontrak)

d

Perubahan kontrak

Nilai rupiah kontrak revisi

(terisi otomatis saat input di tab detail kontrak)

e

Aktual kontrak

Nilai total kontrak setelah direvisi

(terisi otomatis saat input di tab detail kontrak)
e = c + d

f

Catatan

jika diperlukan diisi keterangan tambahan

 

g

Retensi (%)

prosentase retensi pekerjaan

diisi prosentase retensi pekerjaan

h

Pekerjaan

nilai rupiah retensi pekerjaan

( terisi otomatis total nilai retensi )
h = g x e

i

Pajak

Pajak Pendapatan PPN 10%

(di klik /centang jika ada ppn  %)

j

Pph

Pajak Penghasilan Pph

(diklik /centang jika ada pph  %)

 

Schedule :

 

 

k

Tanggal dibutuhkan

ketik tanggal rencana mulai pekerjaan

 

l

Jangka waktu (hari),

ketik jumlah hari waktu pelaksanaan proyek

 

m

Target serah terima

ketik tanggal rencana selesai pekerjaan sesuai spk proyek

 

n

Aktual serah terima

ketik tanggal realisasi selesai pekerjaan/BAST 1

 

o

Scope pekerjaan

diisi lingkup pekerjaan secara umum

 

 

 

 

 

 

 

2. Tab Detail Kontrak

Tab Detail Kontrak adalah form untuk pengisian detail kontrak pekerjaan seperti memasukkan uraian pekerjaan, volume, harga satuan dll.

Dalam tab ini juga digunakan untuk edit, menambah dan mengurangi item pekerjaan di kontrak, dan lain-lain.

 

 

 

Tampilan Tab Detail Kontrak

 

 

Langkah-langkah pengisian / input detail kontrak yaitu :

·       Langkah awal simpan dulu kontrak yang dibuat

·       Buat uraian item kontrak di Excel sesuai template contract yang ada (download template contrac di OneDrive)

·       Masukkan file kontrak tersebut dengan klik Import File.

·       Lengkapi data-data detail kontrak seperti dibawah ini :

Item yang terdapat dalam Contract Status berisi informasi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

    Check box

untuk memilih item baris yang akan dihapus

 

b

Nomor

nomor urut, terisi otomatis

 

c

Status

NB (No Budget),
LB (Link Budget),
OB (Over Budget)

 

d

Uraian

Uraian pekerjaan

 

e

Spesifikasi

Spesifikasi pekerjaan

 

f

Qty

Quantity, volume pekerjaan

 

g

Sat

Satuan

 

h

Harga

Harga satuan pekerjaan

 

i

Sub Total

Sub total harga (Qty x Harga)

i = f x h

j

Revision contract

Revisi kontrak

 

k

Current contract

Sub total harga setelah revisi

 

l

Revenue Code

Kode link yang dikaitkan dengan kontrak ke Owner

 

m

Jumlah Invoice

terisi otomatis saat proses Invoicing contract owner

 

n

Sisa Invoice

terisi otomatis saat proses Invoicing contract owner

 

o

Retainage

terisi otomatis saat input awal contract owner

 

p

Notes

catatan tambahan.

 

 

 

Fungsi Add Row dan Delete row, digunakan untuk menambahkan atau menghapus item uraian kontrak. Sebelumnya klik / centang Check Box .

Fungsi   untuk salin dan export file kontrak yang sudah dibuat sesuai type filenya.

 

 

Tab INCLUSION/EXCLUSION

Form untuk pengisian, item pekerjaan yang termasuk dan di luar kontrak

 

Tab  ini berguna untuk memasukan data-data kondisi yang berkaitan dengan kontrak yang sudah diterbitkan,

·       Inclusions (termasuk), adalah kondisi pekerjaan yang sudah masuk didalam scope kontrak yang diberikan, misalnya, alat kerja standar, PPh 21, Retensi, dll.

·       Exclusions (tidak termasuk), adalah kebalikan dari inclusions, misalnya, peralatan besar seperti molen, vibrator, alat safety, dll.

 

Tab PENGURANGAN DP/RETENSI

Fungsi tab pengurangan dp/retensi adalah form untuk pengisian prosentase DP, agar saat melakukan tagihan invoice bisa otomatis dipotong pengembalian DP nya.

 

 

5. SIMPAN INPUTAN dan fungsi icon lainnya

Untuk menyimpan hasil input kontrak Klik logo simpan         .

Fungsi tombol-tombol lainnya :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


           

 

 

Pengesahan

Lembar pengesahan berisi : Dibuat Oleh, Diverifikasi Oleh, Disetujui Oleh, Disahkan Oleh, terisi otomatis setelah didaftarkan sebagai user di IPMS.

Status dan tanggal TTD , dibuat berjenjang dari level terbawah sampai terakhir.

 

Selanjutnya setelah semua data terisi dan data di save, di pengesahan klik  (Belum TTD) warna merah, akan menjadi (Sudah TTD) warna hijau.

Invoice Contract (Owner)

 

Pengertian

Invoice Contract (Owner) adalah segala pencatatan untuk pengeluaran biaya yang diajukan oleh penerima pekerjaan yang mengacu terhadap Contract yang berkaitan.

Berikut tampilan Invoice Contract (Owner)di IPMS :

 

 

Langkah-langkah pembuatan Invoice Contract (Owner) di IPMS :

1.     Setelah masuk ke proyek ( Select Project )

2.     Pilih / klik Invoicing, Invoice Contract (Owner), Pilih / klik add    , akan terlihat tampilan seperti diatas.

3.     Data yang diperlukan untuk input Invoice Contract (Owner) di IPMS :

4.     Pengisian / pemilihan kelengkapan Contract Owner yang akan dibuatkan invoice.

5.     Langkah-langkah :

Select Nomor Contract (nomor sesuai kontrak yang telah dibuat sebelumnya), kemudian masukkan Nomor Invoice (nomor pengajuan invoice), Tanggal Invoice (tanggal pengajuan invoice), Period (Periode tanggal pengajuan, sesuai tanggal pengajuan invoice) dan Sequence (no urut pengajuan invoice, terisi otomatis).

 

 

 

Pengisian tab Pengesahan

Dalam tab lembar Pengesahan berisi informasi Contract Status, Status Invoice dan Status tanda tangan user.

 

 

 

 

Contract Status

Item yang terdapat dalam Contract Status berisi informasi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Original Nilai Kontrak

nilai kontrak awal

(terisi otomatis) saat input kontrak

a = Qty x Harga Sat

b

Perubahan Nilai Invoice

nilai total Invoice setelah   perubahan.??

 

c

Perubahan Kontrak Periode Ini

(terisi otomatis) nilai revisi kontrak???

 

d

Nilai Kontrak Sampai Saat ini

(terisi otomatis) nilai kontrak setelah revisi

(d=a+c)

e

Original Down Payment

(terisi otomatis) nilai uang muka

(e=%DP x Kontrak RC)

f

Persen Komplit (%)

(terisi otomatis) setelah input di tab  Detail

(f=%prog x Kontrak RC)

 

Status Invoice

Item yang terdapat dalam Status Invoice berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Total Invoice (Termasuk Retensi)

(terisi otomatis) nilai tagihan / invoice komulatif

a = %prog x RC Kontrak

b

Total Retensi

(terisi otomatis) nilai retensi komulatif

b = %prog x (RC Kontrak x %retensi)

c

Total Setelah Retensi

(terisi otomatis)

c = a-b.

d

Total Invoice Sebelumnya

(terisi otomatis) nilai invoice komulatif sebelumnya

-

e

Nilai Invoice Saat Ini

(terisi otomatis), nilai tagihan saat ini

e = c-d

f

Sisa Invoice (Termasuk Retensi)

(terisi otomatis), sisa tagihan

f = Total Kontrak – Total Invoice (a)

g

Target %

 (%) Prosentase rencana progress

Diisi % sesuai schedule approved

h

Target Nilai

Nilai rupiah  rencana progress

Diisi nilai rupiah sesuai schedule approved

i

Aktual %

 (%) Prosentase actual progress lapangan.

(terisi otomatis), input dari Detail Invoice

j

Aktual Nilai

Nilai rupiah actual progress lapangan

(terisi otomatis), input dari Detail Invoice

 

 

Pengesahan / Status tanda tangan Invoice

Data-data yang perlu diisi / dilengkapi  di tab Pengesahan :

Kepada                        : klik pilih  Instansi dan nama, invoice ditujukan (owner).

Dari                              : klik pilih  Instansi dan nama, invoice dibuat (entitas, kepala cabang)

Referensi                     : bisa diisi sertifikat, surat persetujuan progress atau lainnya.

Tanggal Disetujui         : diisi tanggal disetujui

Tanggal Dibayar          : tanggal dibayar (inputan dari SIA)

Category                      : dipilih salah satu : Invoice (INV), Pelunasan Retensi (PR), atau Down Payment (DP).

Status                          : dicentang salah satu

 

 

Catatan                        : keterangantambahan

 

Status tanda tangan    : Dalam status tanda tangan berisi nama, jabatan, tanggal dan status tanda tangan sampai level 4.

 

Tab Detail Invoice

Tampilan tab Detail Invoice

Definisi dan fungsi Tab Detail Invoice :

Detail Invoice yaitu lembar untuk input progress pekerjaan aktual di lapangan dan yang telah yang telah mendapatkan persetujuan pihak-pihak terkait.

 

 

Item yang terdapat dalam Detail Invoice berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

No

(terisi otomatis) nomor urut

 

b

Uraian

uraian nama kontrak RAB

 

c

Revenue code

kode revenue/pendapatan

klik pilih

d

Progress %

prosentase (%) progress disetujui, Atau masukkan nilai rupiah progress disetujui (e)

 

 

e

Nilai Progress

nilai (Rp) progress disetujui

e = (%) progress x RC kontrak RAB

f

Qty, Sat, Harga Sat, Subtotal

(terisi otomatis) sesuai total kontrak RAB

 

g

Qty Sebelumnya, Nilai Sebelumnya

(terisi otomatis) sesuai invoice sebelumnya

 

h

Qty Invoice, Nilai Invoice

(terkalkulasi otomatis).

 

i

Nilai Net Selesai, Nilai Net Saat Ini

(terkalkulasi otomatis).

 

j

Total Qty Selesai

(terkalkulasi otomatis).

 

k

Nilai Total Selesai Sebelumnya

(terisi otomatis sesuai invoice sebelumnya)

 

l

Nilai Total Selesai

(terkalkulasi otomatis).

 

m

Sisa Qty, Nilai Sisa

(terkalkulasi otomatis).

 

n

Retensi %, Total Retensi, Retensi Sebelumnya

(terisi otomatis)

 

o

Notes

: Catatan tambahan

 

 

 

 

 

 

Accounting (Pengakuan Piutang)

Tampilan tab Accounting (Pengakuan Piutang).

Definisi dan fungsi

Item yang terdapat dalam Accounting (Pengakuan Piutang) berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Revisi Pengajuan Invoice

perubahan invoice akibat pekerjaan tambah kurang

 

b

Nilai Koreksi

nilai ajustment invoice

 

c

Original Invoice

Invoice awal yang diajukan pada saat ini

 

d

Jumlah Pengurangan

(diambil dari tombol Edit Pengurangan)

 

e

Nilai Pinalty

nilai pengurangan akibat pinalty

 

f

Retensi

nilai potongan retensi

 

g

Nilai Invoice Yang Disetujui

nilai invoice setelah dipotong Jumlah Pengurangan

 

h

Nilai PPN

nilai pajak PPN

 

i

Invoice Termasuk PPN

nilai invoice ditambah PPN

 

j

PPN (%)

prosentase PPN

 

k

Jumlah Invoice Sebelumnya

nilai invoice sebelumnya

 

l

Aktual Invoice

nilai akhir invoice yang diajukan

 

m

Jumlah Dibayar

nilai invoice yang dibayarkan

 

n

Nilai Ppn Dibayar

nilai PPN yang dibayarkan

 

o

Invoice Dibayar Termasuk PPN

nilai total invoice dan PPN yang dibayarkan

 

p

Discount (%)

prosentase discount

 

q

Nilai Discount

nilai discount

 

r

Net Invoice (Setelah Discount)

nilai total invoice setelah dipotong discount

 

s

Tanggal Jatuh Tempo

batas waktu pembayaran

 

t

Net PPN Setelah Discount

nilai PPN setelah dipotong discount

 

u

Tanggal Dibayar

tanggal realisasi pembayaran (input dari SIA)

 

v

Status tanda tangan

Dalam status tanda tangan berisi nama, jabatan,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tombol Edit Pengurangan

Tombol Edit Pengurangan digunakan untuk memasukan nilai-nilai pengurangan terhadap invoice yang diajukan.

 

Tampilan Edit Pengurangan

Definisi dan fungsi

Item yang terdapat dalam Edit Pengurangan berisi :

No

Nama Kolom

Pengertian

Rumus

a

Jumlah item

Jumlah nilai total pengurangan dari invoice yg diajukan ????

 

 

Pengurangan Uraian :

 

 

b

Down Payment

pengurangan terhadap uang muka

diisi % DP dan nilai rupiah invoice pengembalian DP

c

Adjustment DP

Nilai revisi DP

 

d

Potongan DP

 

 

e

Adjustment Lain-lain

Nilai pengurangan lain-lain

 

f

Jumlah Pengurangan Total

Jumlah nilai total pengurangan

f = b + c + d + e

g

Penalty dan Denda

Nilai pengurangan akibat penalty dan denda

masukkan nilai rupiah

*

Retensi Dari Pengurangan Nilai

 

 

i

Retensi (%)

Prosentasi retensi

 

j

Nilai Dasar Pengurangan Retensi

 

 

k

Nilai Retensi Saat Ini